문서는 파일캐비닛(또는 이에 준하는 것)에 보관하고 서류함 외부에는 서류함 번호와 문서철의 분류번호를 기재한다.

완결되지 아니한 미결문서는 여러 건으로 철하여 서류함에 보관하면 된다.

활용빈도가 높은 보관문서는 서류함의 윗단에 보관하고, 보존문서는 아랫단에 보존한다.

미결문서의 문서철 표지에는 단위 업무별 기능 명칭으로 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관한다.