문서의 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 양이 많을 경우 2권 이상으로 나눈다.

편철 순서는 위로부터 표지, 색인 목록, 발생 일자 순으로 끼워서 편철한다.

전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하되 보존 기간이 10년 이상인 문서는 마이크로필름으로 보존하여야한다.

보존기간이 20년 이상인 전자문서는 마이크로필름이나 광 디스크에 수록되어 있더라도 보존기간 중에는 폐기할 수 없다.