편철은 분류가 끝난 문서를 문서철에 묶는 과정을 말한다.

공공기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분한다.

이관은 지정된 보존기간에 맞춰 보존 중인 문서를 연장하여 보존하기 위해 해당 부서로 옮기는 것이다.

분류는 보존기간이 끝난 문서를 평가하여 보존/폐기/보류의 작업을 하는 것이다.