문서관리를 담당하는 전문 인력을 배치하여 전문성을 높인다.

문서 처리 절차나 방법 중에서 반복되는 것이나 불필요한 것은 없애고 간결하게 처리한다.

가능한 한 문서를 옮겨 적거나 세밀하게 기재하고 문서의 경유처는 최대한 모두 경유하게 한다.

문서 관리 시 발생하는 여러 가지 수단이나 방법중에서 가장 합리적인 것을 선정하여 적용한다.