문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 한다.

행정기관이 아닌 자에게는 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 공무원에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있다.

업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편이나 우편으로는 발송할 수 있으나, 팩스로는 발송할 수 없다.

행정기관의 장은 문서를 수신, 발신하는 경우에 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다.