메일 머지를 수행하기 위해서는 데이터 파일과 서식 파일이 필요하다.

데이터 파일은 서식 파일에 대입될 개인별 이름이나 주소 등을 담고 있는 파일이다.

서식 파일은 메일 머지 되어 나올 내용에서 공통적으로 들어갈 본문 내용을 기재한 파일이다.

메일 머지에 쓸 수 있는 서식 파일에는 윈도우의 주소록과 Outlook 주소록, 한글 파일, 엑셀 파일 등이 있다.