문서는 명칭이나 주제별 등 문서분류법에 따라 분류한다.

문서의 보관이란 편철이 끝난 모든 문서를 폐기하기 전까지 관리하는 것이다.

이관이란 보존기간에 맞춰 보존하기 위하여 해당 부서로 옮기는 것이다.

문서는 분류 후 바로 편철한다.