주문에는 문서의 핵심으로 전하고자 하는 내용을 간결, 명확하게 나타낸다.

제목에는 본문의 내용을 간략하게 추린 것으로 그 문서의 내용을 파악할 수 있게 표시한다.

추신에는 본문에서 빠뜨린 내용을 보충하기 위해 기록한다.

전문에는 용건을 말하기 전에 간단한 인사말을 쓴다.