전자문서인 경우에 전자적 방법으로 쪽번호 또는 발급번호를 표시할 수 있다.

각급 행정기관에서는 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지관인을 가진다.

대체적으로 전자문서인 경우에는 처리과의 기안자나 문서의 수신·발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지관인을 찍는다.

모든 전자문서는 개인 문서함에 보관하면 안 되고 공통 문서함에 보관하여 누구나 열람할 수 있게 한다.