정확성 : 문서를 옮겨 적거나 다시 기재하는 것을 줄이고, 복사해서 사용한다.

용이성 : 문서를 쉽게 작성하고, 판단 사무를 작업 사무화 한다.

신속성 : 반복되고 계속되는 업무는 유사 관련 자료를 참고 하여 사무의 절차와 방법을 간소화한다.

경제성 : 문서의 집중 관리 및 처리를 통하여 경비를 절약 한다.