접수한 모든 문서는 접수일시와 접수등록번호를 전자적으로 표시하여야 한다.

문서과에서 받은 문서는 문서과에서 접수일시를 전자적으로 표시하거나 기록하고 지체 없이 처리과에 배부하여야 한다.

종이문서인 경우에는 접수인만 찍고 접수일시와 접수등록번호는 기록하지 않는다.

처리과에서 문서 수신, 발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 한다.