발신연월일은 문서 상단의 오른쪽에 표시하고 년, 월, 일을 생략할 경우 마침표(.)로 구분한다.

수신자명에는 문서를 받아볼 상대방으로 직위와 성명을 표시한다.

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문서 번호는 다른 문서와 구별되는 표시로 문서의 왼쪽 상단에 표시한다.