문장을 짧게 표현하며 개조식으로 작성한다.

의미가 분명한 용어나 표현을 선택하여 내용을 정확하게 작성한다.

동일한 수신인일 경우 여러 사안을 한 문서에 적어 다루기 쉽게 한다.

개인의 감정을 개입하지 않은 객관적 입장에서 문장을 쓰도록 한다.