행사 제목과 목적을 간단명료하게 기재한다.

일시를 명시하고 장소를 정확하게 기재한다.

원칙적으로 전화로 참가 유무를 확인한 후 참석 가능자에게만 초청장을 행사 1주전에 발송한다.

외부행사의 경우 우천 시 행사개최여부에 대해서 기재한다.