수신자를 기입할 때 수신기관이 두 군데 이상인 경우 수신자란에 수신자 참조를 쓰고 발신명의 위에 수신처란을 따로 만들어서 수신자명 또는 수신자 기호를 표시한다.

문서의 내용이 복잡하여 2개 이상의 내용으로 구분하여 작성할 필요가 있는 경우에는 반드시 항목을 구분하여 작성한다.

경유기관이 있는 경우에는 경유의 표시는 “이 문서는 경유기관의 장은 000이고 최종 수신기관의 장은 000입니다.”라고 기입한다.

시행처리과와 일련번호를 기입할 때에는 처리과명을 기재하고 일련번호는 연도별 일련번호를 기재한다.