문서를 외부로 발송할 때는 기안문으로 발송한다.

발신명의 표시의 마지막 글자가 직인의 가운데에 오도록 직인을 찍는다.

문서를 발송할 때에는 사본은 보관해두고 발송한다.

직인을 생략하는 경우 발신명의 오른쪽에 직인생략을 표시한다.