회의 날짜와 시간, 그리고 사정에 따라서 날짜와 시간의 변경이 가능한 것인가를 확인한다.

회의의 성격에 따라 적합한 장소를 선택하도록 회의의 종류를 미리 파악한다.

회의 참석자가 바쁠 경우 대리참석이 가능한지를 미리 확인한다.

회의순서 배열 시 복잡한 내용으로부터 간단한 내용으로 배열하여 집중 토의가 가능하도록 한다.