결재권자의 결재를 얻기 위해 사전에 고안된 서식에 따라 작성한 문서를 기안 문서라 한다.

기안 문서의 내용을 이행하기 위해 규정된 서식에 따라 작성된 문서를 시행 문서라고 한다.

기안하고 결재해서 시행 목적이 끝난 문서를 보관 문서라고 한다.

보존 기간이 끝나 자료로서의 가치가 상실된 문서를 폐기 문서라고 한다.