회의 통지서는 적어도 회의 10일 전에 상대방이 받아 볼 수 있도록 하며, 긴급히 개최하는 회의인 경우라도 최소 회의 2~3일 전에는 받아 볼 수 있도록 해야 한다.

회의 참석 여부를 사전에 알아야 하는 경우에는 참석 여부를 회신해 줄 것을 통지서에 기입하는데, RSVP는 참석 여부를 알려 달라는 불어 약어이다.

발표회나 설명회와 같이 정보 전달을 목적으로 하는 회의나 주주 총회 등 참석자가 많을 때는 둥근 탁자나 사각 탁자에 둘러앉는 원탁형이나 네모형으로 좌석을 배치하는 것이 적당하다.

회의 통지서는 초안 작성 후 상사의 검토와 승인을 받아 발송하는데, 외부 회의인 경우는 회의 개최측의 담당자와 연락처, 교통편 등을 기입한다.