외부로 발송되는 공문서는 기안문이다.

내용이 중요한 문서는 인편, 등기우편 등 기타 발송 사실을 증명할 수 있는 방법을 사용한다.

문서는 발송할 때에는 발신기관장의 직인을 날인한 후 발송하여야 한다.

문서를 발송할 때는 문서를 분실, 훼손, 도난당하지 않도록 적절한 조치를 강구해야 한다.