상사가 부재중이면 전화 건 사람에게 부재사실을 알리고, 비서 또는 다른 사람이 도와줄 수 있는 일인지 물어보거나 메시지를 받는다.

상사의 부재를 설명할 때는 지나치게 자세한 정보까지 제공하지 않도록 한다.

개인 휴대 전화번호를 가르쳐 달라고 할 때에는 빠른 업무처리를 위해 상대방에게 상사의 개인 휴대 전화번호를 알려 드리고 상대방에서 직접 전화하실 수 있도록 조치한다.

상대방의 전화번호를 상사가 알고 있더라도 반드시 비서가 다시 한 번 전화번호를 확인하도록 한다.