축하만찬에서 주요 임원들이 앉을 헤드테이블 위에 착석자의 예약좌석카드(Reserved Table Card)를 연회장 담당자에게 요청하였다.

국제회의에 3개국의 초청 인사가 주제발표를 하게 되어 있어 공용어인 영어로 동시통역을 할 수 있도록 장비를 마련하도록 했다.

터키와 이란 등 여러 국가에서 온 초청 인사들이 참석하는 만찬 시에는 특정 국가의 문화와 종교적인 부분은 가급적 배제하고 중립적으로 행사를 준비한다.

여러 나라 국기를 한꺼번에 게양할 때는 국기의 크기나 깃대의 높이를 똑같이 한다.