비서는 상사의 인적 사항에 대한 모든 내용을 상사의 개인 파일에 정리해 두되 암호는 사용하지 않는다.

상사의 개인적인 신상에 관한 정보는 상사로부터 구두나 문서를 통해 파악한 정보를 즉시 기록해 두되, 필요한 경우 미리 질문지를 작성해 상사의 업무에 방해되지 않는 시간에 요청하여 정보를 습득할 수도 있다.

비서는 상사가 일 년에 한 번씩 정기적으로 건강 검진을 놓치지 않고 받을 수 있도록 예약 및 관련 업무를 수행하나, 개인적이고 특별한 지병이나 알레르기 등의 문제는 관여하지 않는 것이 좋다.

상사의 이력에 관한 사항은 비서가 업무를 하는 데 있어 참고할 뿐만 아니라 대내·외적인 필요에 의해 공개하거나 제출할 경우가 있다. 이런 경우 비서는 상사의 이력서 내용 중에서 외부에 공개할 내용을 비서가 판단하여 선별·제공할 수 있다.