회의 준비를 위해 회의 목적 확인, 개최일시 확인, 참석자 범위 선정, 회의 장소 선정, 회의 운영 계획의 절차를 거친다.

오전에서 오후까지 이어지는 회의는 오전과 오후에 1~2회 휴식 시간을 넣는 것이 좋으며, 1시간 30분에서 2시간 사이에 한 번의 휴식이 적당하다.

회의 초청장에 RSVP 문구를 삽입함으로써 회의 참석 인원을 사전에 확인할 수 있다.

발표회나 설명회와 같이 정보 전달을 목적으로 하는 회의나 주주 총회 등 참석자가 많은 회의 개최 시 원탁형 좌석배치가 적절하다.