보존 문서 중 보존기간이 만료된 문서는 곧바로 폐기처분한다.

활용빈도가 낮은 문서 중 매수가 많은 일지 등은 부서장의 판단하에 보관기간 만료전에도 이관할 수 있다.

문서 보관방법 중 집중식 관리는 분실의 우려가 적은 반면 이용절차가 복잡하다.

문서의 보존기간은 법률적으로 정해지는 경우와 법적 의무와 관계없이 활용도에 따라 보존기간이 정해지는 경우로 나뉜다.