모든 회의참석자들이 영상화면에 보일 수 있도록 테이블 형태 및 배치를 확인할 필요가 있다.

타국가와의 영상회의 시 특히 daylight saving time zone에 주의하여 회의시각을 결정하도록 해야 한다.

국제영상회의 진행의 경우 전문 기술자의 도움을 받아 진행되므로 비서가 직접 기계를 만지지 않는다.

사내 영상회의 시설 미설치 시에는 특급호텔의 비즈니스센터에 마련된 영상회의장을 대여하여 활용할 수도 있다.