공문서는 두문, 본문, 결문으로 구성되어 있다.

공문서의 발신기관명은 글자로만 표시하고 기관의 로고, 상징, 마크 등을 표시하지 않는다.

수신기관이 여럿인 경우는 '수신'란에 '수신자 참조'라고 기재하고, 결문의 발신명의 다음 줄에 '수신자' 란을 만들어 수신자 기호 또는 수신자명을 표시한다.

경유 기관은 수신기관에 앞서 중간에 거쳐 가는 기관이다.