문서 정리 방법에 대한 회사 내부 규정을 제정해 표준화 시킨다.

필요한 문서를 신속히 찾을 수 있도록 문서가 보관된 서류함이나 서랍의 위치를 명시해

문서정리 후 1년 동안 찾지 않은 문서는 정보의 가치가 없으므로 폐기한다.

문서 보존기간이 끝난 문서는 즉시 폐기한다.