사무처리의 증거자료로서 활용되므로 일정기간 보존하기 위해서 필요하다.

담당자 이외의 사람도 문서의 색출을 용이하게 한다.

효율적인 문서 관리를 통해서 매출의 극대화를 꾀할 수 있다.

보관기간이 지난 문서를 적시에 폐기하여 공간활용도를 향상시킨다.