필요한 때에 필요한 문서를 신속하고 용이하게 찾게 한다.

문서관리에 드는 비용을 절감하게 된다.

정보의 가치가 없어진 문서처리로 인해 사무환경이 개선된다.

문서보안을 위해 문서관리체계를 담당자별로 개별화한다.