상사와 의논하여 회의 시간과 장소를 결정한 후 전화상으로 참석자들의 일정을 알아보고 회의에 참석할 수 있도록 요청한다.

단체 메신저 방에 긴급미팅 소집 내용을 올려 참석자들의 일정을 알아보고 회의에 소요될 시간과 참석인원수를 예상하여 회의시간을 정한다.

회의 일정이 잡히면 그 시간에 가능한 회의장소를 물색한다.

회의 통지문을 작성하여 참석자들에게 이메일로 발송한 후 참석여부 회신을 기다린다.