문서 정리 방법에 대한 회사 내부의 규정을 제정하여 표준화한다.

시간이 지나서 쓸모없게 된 문서는 정해진 규칙에 의하여 폐기하는 것을 제도화한다.

자료는 필요한 사람에게만 배포하고 원본이 명확하게 정리되어 있다면 불필요한 복사본은 가지고 있지 않도록 한다.

문서 보관 서류함이나 서랍의 위치는 보안을 위하여 소재를 명시하지 않도록 한다.