특별 우편물은 편지 본문 오른쪽 상단에 특별 우편물 표시를 한다.

발신문서는 복사본을 만들어 보관하며, 발신기록부를 만들어 기록해 둔다.

기밀을 요하는 경우에는 사내문서라 할지라도 봉투를 봉하여 전달한다.

발송 문서의 양이 많은 경우에는 요금 별납 혹은 요금후납이 인쇄되어 있는 봉투를 사용하거나 스탬프를 찍는다.