대외문서의 경우 기획부에서 작성한 문서라 할지라도 행정기관 또는 행정기관의 장의 명의로 발송한다.

발신기관 정보는 문서의 내용에 관하여 의문사항이 있을 때 질의하거나 당해 업무에 관하여 협의할 때 용이하게 활용할 수 있는 중요한 정보이므로 반드시 기록한다.

발신기관 주소는 층수와 호수까지 기재한다.

전자우편 주소는 최종결재권자의 행정기관 공식 전자우편 주소를 기재한다.