문서는 내용에 따라 그 처리기간이나 방법이 동일하게 적용되며, 효율적인 업무수행을 위하여 당일처리를 원칙으로 한다.

문서는 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속, 정확하게 처리한다.

문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 하고, 권한 있는 자에 의하여 작성, 처리되어야 한다.

문서관리 업무는 문서작성, 배포, 접수, 보관 등 여러 가지가 있고, 이 중 특정 사무에 담당자를 정하여 전담하게 하여 전문성을 높일 수 있다.