분산식 보관방식을 채택하고 있어서 작년도 부서에서 작업했던 문서를 부서내 보관소에 보관했다.

전자결재시스템을 이용하고 있어서 기안문을 따로 보관하지 않아도 서버에 보관되어 있다.

보관 문서철 명칭을 정할 때 ○○관계철과 같은 포괄적인 표현이 바람직하다.

보관문서를 보존서고로 옮기는 절차 및 행위를 이관이라고 한다.