초청범위가 정해지면 명단을 작성하여 동봉물 여부를 확인해서 초청장을 발송한다.

참석자 확인을 위한 회신내용에는 편의상 참석여부만 표시하게 한다.

초청장 동봉물 내용에는 회신서, 주차안내, 프로그램, 내빈 약력 등이 포함되어야 한다.

행사 개최 장소는 일관성을 위해 개최 때 마다 동일한 장소로 고정한다.