상사의 부재 이유를 부정적으로 응답하지 않도록 한다.

상사가 어디로 외출했는지 혹은 어디로 출장 갔는지 집요하게 묻는 경우에는 비서가 아는 한도에서 친절하게 설명해 드리는 것이 좋다.

예의 바르게 응대하다 과잉 친절이 되어 기밀 정보를 알려주는 일이 없도록 주의한다. 예를 들면 어디에 계신지 자세히 말하는 것보다 “방금 자리를 비우셨습니다.” 또는 “외출 중이십니다.” 라고 한다.

상사 부재 시에는 상사의 책상에 전화응대 메모를 갖다 놓는다. 그리고 상사가 들어오면 메모 내용을 간단하게 말씀드리고 메모를 보았는지 확인한다.