김비서는 편지병합 기능을 사용하여 참석대상자에게 보낼 초청장을 만들기로 하였다.

초청장에 필요한 정보가 엑셀에 저장되어 있는 초청자는 해당 파일을 사용하기로 하였으며, 자료가 없는 초청자는 새로 데이터 파일을 만들기로 하였다.

자료가 없는 초청자가 20명이어서 김비서는 새로운 데이터 파일에 20개의 필드와 3개의 레코드를 가진 데이터베이스 파일을 만들기로 하였다.

초청장을 보낼 편지봉투에 붙이기 위해 김비서는 데이터와 라벨 용지를 사용하여 라벨링 작업을 하기로 하였다.