김비서는 일시, 장소, 프로그램, 예산, 참석자 명단 등이 포함된 회의기획안을 작성하여 상사의 승인을 받는다.

회의 초대장은 회의일보다 최소 15일 전에 초청자들이 받을 수 있도록 한다.

불참의사를 밝힌 주요 인사의 경우 다시 연락하여 참석을 부탁한다.

외국인 참석자들을 위해 통역 수신기를 참석자의 수보다 조금 더 준비한다.