포럼의 홍보를 위해 주요내용 등을 담은 보도자료는 포럼 일정이 끝난 후 작성해서 배부한다.

현재 일정으로는 중간에 휴식시간이 더 필요한 것 같아 영문 초청장 초안을 발표자와 토론자에게 이메일로 발송 한 후 의견을 조율하여 초청장에 최종 삽입하기로 하였다.

만찬에서의 좌석 위치를 정하기 위해서 참석자의 직급, 기관 순위, 전직과 연령 등을 미리 조사하여 이를 토대로 서열을 구분해 두었다.

한국, 캐나다, 콜롬비아, 미국 4개국이 참여하므로 단상에서의 국기게양은 태극기를 중앙으로 해서 좌우로 국가 영문명의 알파벳 순서로 위치하도록 준비시켰다.