회의 시작 전에 회의에 필요한 자료를 준비하는데, 과거 회의록이나 의제에 관련된 자료를 준비할 수 있다. 또한, 회의 일정표나 좌석 배치도 및 참석자 프로필, 발표문과 연설문 등의 자료가 준비되어야 할 경우가 있다.

회의 식음료는 회의 전에 계획되어, 필요에 따라 회의 중 공급될 수 있도록 준비한다. 일반적으로는 음료수와 다과가 준비될 수 있는데, 리셉션(reception) 형태의 회의에서는 주류 혹은 핑거 푸드(finger food)가 추가되기도 한다.

회의 시나리오는 시간 단위로 회의가 어떻게 진행되는지를 작성한 것으로 필요에 따라서 회의 중에 작성되기도 한다.

회의 중에 회의 참석자에게 긴급한 연락이 있을 때는 해당 메모를 작성하여 전달할 수 있도록 준비하고, 필요에 따라 전화를 연결해 줄 수 있어야 한다.