문서는 효율적인 업무수행을 위하여 그날로 처리하는 것이 바람직하다.

문서는 각자의 직무범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 처리하여야 한다.

문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 한다.

문서는 각 부서의 직원들이면 누구나 다 작성 및 처리할 수 있다.