공개할 경우 사회 및 경제 질서 유지에 혼란이 초래될 우려가 있는 자료는 열람을 제한한다.

개인의 기밀에 속하는 사항으로 당사자에게 불이익을 줄 우려가 있는 경우 열람을 제한한다.

심한 훼손으로 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료는 자료관리 기관의 장이 폐기할 수 있다.

3본 이상의 복사본을 소장하고 있는 자료로서 열람 빈도가 낮아 복사본을 소장할 필요가 없게 된 자료는 자료관리 기관의 장이 폐기할 수 있다.