문서관리의 명확화를 기할 수 있다.

개인소유 문서를 그룹단위로 보관함에 따라 중복문서가 많아진다.

보존, 보관, 폐기를 정기적으로 실시함에 따라 업무상 필요한 기록의 보전, 추구가 용이하다.

공용 파일에 대하여 개인 물건화를 방지한다.