자료의 자연적 증가는 통제할 수 없지만 필요한 정보를 효과적으로 획득할 수 있다.

자료의 이동 과정을 신속하게 파악할 수 있다.

많은 양의 자료에서 필요한 자료를 계획적으로 수집, 분류할 수 있다.

자료 처리에 따른 경비를 절약할 수 있다.