사람의 이용에 우선하여 취급이 쉽고 컴퓨터 처리에 적합해야 한다.

증감에 대비한 확장성이 있어야 한다.

total system을 위한 체계성이 있어야 한다.

직원번호, 인사파일번호, 신분증번호로 나누어 개인의 코드를 각각 따로 부여해야 한다.