많은 양의 자료를 보관하므로 일률적이고 표준화된 관리가 어렵다.

그룹별 보관으로 중복되는 내용의 문서를 없앨 수 있다.

문서의 검색 및 사용이 용이하다.

문서 관리에 필요한 공간이 절약되며, 업무 환경 개선에 도움을 준다.