회의목적을 설정함에 있어 회의 참가자 시장에 대한 욕구 분석과 회의개최를 통해 주최측이 무엇을 얻고자 하는가에 대한 이해가 중요하다.

프로그램의 목적은 오랜 역사와 전통이 깊은 조직일수록 역사나 전통이 짧은 조직보다 해를 거듭할수록 큰 변화없이 비슷하다.

개최지의 매력에 대한 관심은 회의참석이 의무적이고 기업주가 회의관련 비용을 부담하는 기업회의 참가자보다 회의를 자유의사에 의해 참가하고 비용을 부담한 회의 참가자가 더욱 높다.

회의목표는 실제 참석예상인원 보다 약간 높게 두며, 구체적이기 보다 모든 참가자의 회의참가 목표를 고려해서 광범위한 목표를 세운다.