참가자들의 지식과 기술에 대한 욕구를 파악하여 회의 주최측의 목표를 달성한다.

참가자들의 참가횟수를 파악하여 참석여부를 미리 예측하는데 도움이 되도록 한다.

참가자들의 연령, 교육수준, 취미 등을 파악하여 회의형식과 의제선정에 도움이 되도록 한다.

참가자들의 경제적 지위를 파악하여 회의개최지 선정이나 회의시설과 메뉴선정에 도움이 되도록 한다.